Das Werkzeug "Archiv"
kaum ein Werkzeug ist so unterschätzt wie das Archiv
Jedes Gebäude hat eine Fülle von Daten. Sind diese unsortiert oder schlecht zugänglich, sind die Daten für einen schnellen Zugriff wertlos. Ziel ist hier ganz klar die Zeitersparnis beim Umgang mit Plänen und Daten.
Eine optimierte Datenverwaltung stellt heutzutage den Archivbestandes eines Gebäudes dar, der am sinnigsten in eine elektronisch geführte Akte übergehen sollte. Bautechnik und Verwaltungserfahrung werden hier vernetzt, die wichtigsten Unterlagen werden nach der manuellen Erfassung über eine Archivliste von einem Reprodienst gescannt. So werden die Daten über den Suchbegriff auffindbar, - für eine freie Systemsuche wie z.B. „Elektro; Erdgeschoss“ oder „Detail Balkon“. Über elektronische Archivlisten können Verfeinerungsstufen im Tabellenformat zu noch besseren Sucherfolgen führen.
Grundsätzlich stellt ein Papier - Datenbestand einen hohen Wert für eine Immobilie dar, jedoch ist bei den meisten Akten je nach Zustand eine Grundaufbereitung nötig, da Bestands-Akten oft über Jahre in staubiger Umgebung lagern, und ungepflegt und in schlechtem Zustand sein können (schwergängige Öffner, zerstauchte Ordner, zerrissenes Papier usw.), - daher ist der äußere Zustand auch wichtig. Der inhaltliche Wert verbirgt sich hinter Sanierungsvorhaben, abgewickelten Vorgängen, einer soliden technischen Dokumentation und dem Zahlenmaterial. Viele Entwicklungen lassen sich anhand von Verbrauchsdaten und Instandsetzungsaufwendungen auswerten, vom Hausmeister bis hin zu umlagefähigen Gemeinkosten für Strom, Müll, Energie. Dies ist insbesondere bei Kapitalanlagen von Eigentumseinheiten interessant, für die verlässliche Weitergabe von transparenten Daten, mit denen zuletzt auch Mieter geworben werden können.
Das Archiv und seine Vorteile
Ein weiterer Bonus bei guter Fach- und Sachkenntnis einer Archivsituation besteht in der Datenaufbereitung bei Gebäudemängeln oder fehlenden Basisdaten: Hier kann durch die Unterlagensichtung verbessert werden, beispielsweise ein falscher Energieausweis, - wie er oft von Heizzählerablesediensten erstellt wird – berichtigt werden oder aber Gründe für Schieflagen erkannt und verändert werden.
In der Immobilien Wertentwicklung ist eine transparente, über Jahrzehnte geführte Akte unverzichtbare Grundlage, die sich durch eine mögliche Überführung in ein elektronisch geführtes Datenwesen derzeit konkurrenzlos darstellen lassen könnte.
In der Praxis kann als Beispiel bei einem Störfall im Gebäude ein nach pdf-A Standard gescannter Grundrissplan elektronisch nach Schadensereignis markiert und ausgeschnitten sowie dem Reparaturhandwerker elektronisch zugesendet werden, des Weiteren aus dem Archiv vergangene Reparaturen dieser Art eingesehen werden , um so Bauteile gleicher Art bzw. bestimmter Qualität und Güte einzusetzen, die wiederum für einen optimalen Lebenszyklus gewählt werden.
Dies als Werterhaltungsbeispiel bis hin zu einer möglichen Wertsteigerung Bei einem durchgeführten Preisvergleich im Bereich Verglasungstausch, - also ein Bauteil mit begrenztem Lebenszyklus- , können die Erkenntnisse einer bereits erfolgten baulichen Umsetzung als Empfehlung für den Bereich Sondereigentum herausgegeben werden, sowie mögliche günstige Firmenpartner, die im preislichen Wettbewerb und in der Ausführungsqualität gute Leistungen erbracht haben.
Leckagen haben zumeist einen ähnlichen Ursprung, und so können Listen im Umgang mit Störbildern z.B. über Checklisten zu einer vereinfachten, schnellen und kostengünstigen Mangelbeseitigung führen.
FM-Management bringt Sicherheit durch die Archiv - Verknüpfung
Eine eindeutige Sicherung der finanziellen Situation der WEG bei bereits investierten Instandsetzungen erfolgt über einen Gewährleistungskalender, welcher alte Bauleistungen zeitlich auflistet und deren Fristen für die Verjährung der Leistung anzeigt, sodass eine fachliche Überprüfung auf mögliche Mängel und Schäden vor Ablauf der Frist erfolgen kann, um die Ansprüche des Bauherren sicherzustellen.
Für die Zukunft kann also der vorgefundene Archivbestand des Hauses zu einer eindeutigen Werterhaltung und Wertentwicklung des Gebäudes beitragen. Es gelten also die Grundsätze der Datenverwaltung und der Nutzung bestehender Werte zur Erhaltung und Verbesserung.
Die Archivaufbereitung setzt seitens des Erfassers Sachkenntnis und Erfahrung bei der Unterlagensichtung voraus, die Erfassung selbst ist mit einem gewissen zeitlichen Aufwand verbunden, um das richtige System in der angemessenen Effizienz aufzubauen; analog darf auf den Beruf des Archivars und die Idee der Speicherung und Sammlung von Wissen im Allgemeinen verwiesen werden. Als triviales Beispiel aus der privaten Digitalfotografie gilt, dass digitale Bilder nur sinnvoll genutzt werden können, wenn ein ebenso qualitativ überlegtes Archivsystem vorliegt.